A continuación se muestra la hoja de trucos que contiene formas realmente fáciles y productivas que pueden ser inmensamente útiles para todos y cada uno de los gerentes de proyecto que quieran simplificar su trabajo y tener más éxito.
- Anote todo : ¡simplemente no puedo enfatizar este punto lo suficiente! Los gerentes de proyecto siempre están haciendo malabares con tanta información que es difícil recordarlo todo. Lo inteligente es escribir todo tan pronto como lo aprenda, por lo que no hay absolutamente ninguna posibilidad de olvidarlo, lo que puede causar muchos problemas. La información escrita siempre se puede recuperar en su forma original. Cuando intenta recordar algo del pasado, existe una alta probabilidad de que su precisión objetiva se vea comprometida en el proceso. Pero, lo que está escrito está ahí para recordarle exactamente lo que se necesita.
- Nunca comience con un plan a medias : si no tiene todos los detalles del proyecto listos, no comience. Invierta una buena cantidad de tiempo en la planificación, para saber exactamente dónde comenzar y cómo hacer las cosas. Asegúrese de que todos los interesados y las personas importantes asociadas con el proyecto hayan aprobado el cronograma, los objetivos, los plazos, las tareas y todo lo relacionado antes de comenzar. Un plan que carece de detalles puede necesitar múltiples revisiones a lo largo de su vida útil, lo que no es más que una pérdida de tiempo. Por lo tanto, asegúrese de que el plan haya sido bien pensado antes de comenzar a implementarlo.
- Mantenga al equipo corto e inteligente: otra regla de oro para ser un gerente de proyectos exitoso es emplear profesionales inteligentes en el número correcto. La clave es conseguir las personas más competentes cuyas habilidades y conocimientos coincidan con los requisitos y la naturaleza del proyecto. Emplear solo a los profesionales adecuados no es suficiente. El equipo debe ser del tamaño correcto. Existe un límite para la cantidad de personas que un gerente puede manejar. Más allá de un cierto número, el gerente podría comenzar a perder el control sobre los detalles de la tarea. Para gestionar la eficiencia y la productividad, mantenga al equipo inteligente y corto. Idealmente, un equipo debería tener de 6 a 10 miembros, no más que eso. Pero, de nuevo, a cada uno lo suyo.
- Tenga una buena herramienta de gestión de proyectos : todos saben lo importante que es la comunicación para el éxito del proyecto. A menudo, cuando pensamos en formas de comunicarnos, el correo electrónico es lo que viene a la mente. Pero a lo largo del tiempo, las empresas se han dado cuenta de que el sistema de correo convencional no califica como ideal para administrar tareas. Con una herramienta de gestión de proyectos de calidad, los gerentes pueden asignar tareas desde un lugar centralizado y utilizarlas para interactuar con todos. La colaboración en línea, los debates y las reuniones se convierten en pan comido con la herramienta de gestión de proyectos. Hay muchas cosas que se pueden lograr con las herramientas de gestión de proyectos.
- Conozca su herramienta de administración de adentro hacia afuera : por lo tanto, tiene un software de administración que todos se sienten cómodos usando. Pero eso no es suficiente. No puede aprovechar al máximo ningún software si no sabe cómo usarlo por completo. El gerente debe conocer el software al revés. Él / ella debe ser minucioso hasta la última característica. Si conoce prácticamente todas las funcionalidades de una herramienta de administración, puede hacer las cosas más rápidamente.
- Evite la microgestión : ¿qué hacen los gerentes? Crean el esquema del proyecto, asignan tareas, monitorean el progreso, dan retroalimentación y comparan el rendimiento esperado con el real. El trabajo es hacer las cosas, no involucrarse en la parte de “hacer”. Para evitar situaciones en las que los miembros del equipo no pueden hacer lo que se necesita, discuta los resultados esperados desde el principio. Esto evitará que el gerente tenga que hacer cosas por su cuenta en momentos en que los equipos no pueden entregar lo que el cliente realmente quiere. Involucrarse en el trabajo de otros puede dejar a un gerente con muy poco tiempo para la parte de administración real. Además, cuando los miembros del equipo sienten que están siendo microgestionados, también pueden sentirse sofocados. No pasa mucho tiempo antes de que la microgestión comience a sonar como interferencia innecesaria. Entonces, primero discuta las cosas en detalle y luego confíe en las personas para que hagan lo mejor.
- Aprenda atajos de teclado útiles : ¿por qué realizar múltiples pasos para obtener cierta información, cuando se puede hacer lo mismo en un solo paso? El tiempo es un bien valioso y limitado. Úsalo con sabiduría. Un movimiento inteligente es aprender tantos atajos de teclado útiles como sea posible. Siéntese con una persona experta en informática para conocer las formas más rápidas de acceder a las aplicaciones, herramientas y funciones más utilizadas. Practique esos atajos todos los días para convertirlos en un hábito. ¡Este puede ahorrar mucho tiempo y es muy recomendable!
- Priorizar y volver a priorizar : no es raro que las prioridades sigan cambiando en un proyecto. Siga organizando las tareas y las tareas pendientes en consecuencia de vez en cuando. Continúe actualizando la lista de requisitos con las nuevas prioridades establecidas. Un gerente exitoso siempre es consciente de lo que los miembros del equipo están haciendo. Vea el hecho de que las personas no están atrapadas haciendo algo que ya no está en la lista de prioridades del cliente. Siga revisando la programación del proyecto y vuelva a priorizar las tareas según su estado de prioridad actualizado.
- Esté siempre preparado para fallas técnicas – ¡Tecnología! A todos nos encanta porque ha simplificado muchas cosas. Pero, las fallas técnicas pueden ocurrir en cualquier momento. Las máquinas pueden funcionar mal sin previo aviso. Esté preparado para las incertidumbres creando múltiples copias de seguridad de información importante. El corte de energía o la falla repentina en el envío de correos electrónicos no debe causar ningún tipo de tiempo de inactividad en el proyecto. Siempre tenga planes de respaldo listos para ponerse en marcha para que todos puedan continuar donde lo dejaron y reanudar su trabajo. ¡Piensa en lo mejor, pero siempre prepárate para lo peor!
Fuente: https://blog.proofhub.com/ultima…
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