La adopción de un EMR requiere una enorme cantidad de esfuerzo y tiempo dedicado durante el proceso de adopción. Cuando cualquier organización de atención médica considera implementar sistemas gigantescos como un EMR, se deben considerar algunas cosas:
• ¿Tiene la organización la cantidad adecuada de usuarios para beneficiarse de tener una EMR muy grande como Epic?
• ¿Los usuarios ven beneficios en el nuevo sistema en comparación con el existente?
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• ¿Están sus usuarios interesados en un nuevo EMR?
• ¿Cuenta la organización con personal capaz y con experiencia en adaptaciones tan grandes? Si no, ¿pueden pagarlos?
• ¿Tiene la organización la capacidad de invertir en tales sistemas?
• ¿Realmente necesita la organización una inversión tan grande en un sistema grande?
• ¿Puede la organización esperar un ROI rentable?
• ¿Puede la organización hacer el mismo trabajo y mejorar la calidad de la práctica actual sin agregar un nuevo sistema?
Estas son las preguntas que deben hacerse antes de tomar la decisión de adoptar un sistema EMR. Las respuestas a las preguntas anteriores varían entre hospitales y organizaciones; pocos tienen el financiamiento y el personal para avanzar con la adopción (ya sea que sea necesario o no), mientras que algunos no son capaces de actualizarse, aunque puede ser necesario un nuevo sistema. Para darle una idea de cómo las organizaciones y los hospitales planean implementar dichos sistemas, veamos cinco fases que son muy críticas e importantes durante un proceso de implementación:
Fase de requerimiento:
Primero es la fase de requisitos. En esta fase, todos los requisitos de los usuarios (es decir, médicos, enfermeras, personal administrativo, personal de limpieza, etc.) se recopilan, examinan y documentan a fondo. Este proceso generalmente se realiza mediante entrevistas individuales o discusiones de grupos focales con un pequeño grupo de personas con actividades similares. Junto con los requisitos, se traza cada flujo de trabajo dentro de la organización de atención médica (tenga en cuenta que podría haber varios cientos de ellos) y se analiza para determinar cómo un nuevo sistema podría afectar a todos los involucrados. Hay múltiples discusiones de ida y vuelta con los usuarios dentro de esa zona de flujo de trabajo para comprender cómo se podría alterar el sistema para no obstaculizar su entorno de trabajo actual, pero al mismo tiempo proporcionar una calidad óptima con cambios mínimos o sin cambios. Esta fase requiere mucho tiempo y esfuerzo para documentar cada paso y requisito, ya que este sería el documento al que las personas se referirían después de la implementación.
Fase de desarrollo:
La siguiente fase es la fase de desarrollo. Esta fase se utiliza principalmente para hablar con los desarrolladores del sistema, en este caso, con los sistemas Epic, y comprender cómo las funciones / características del sistema pueden cumplir con los requisitos de la organización. Se realizarían muchas modificaciones en la versión actual de Epic para que el sistema se personalice según la estructura de la organización. El sistema también podría pasar por cambios con su interfaz, almacenamiento de datos y mecanismo de recuperación y representación. La administración tomaría las decisiones sobre los requisitos de las características adicionales (CDSS, CPOE, PACS, etc.) y el lugar óptimo para incorporar estas características. Durante esta fase, la organización de atención médica incurrirá en enormes costos a medida que la organización personalice la EMR sin realizar cambios drásticos y manteniendo la calidad de la atención.
Fase de implementación:
Esta fase puede subcategorizarse en fases:
Fase de interfaz: la mayoría de las organizaciones de salud actuales, grandes o pequeñas, tienen sistemas básicos disponibles que ya están en funcionamiento. Algunos de estos sistemas serían el sistema de información del banco de sangre, el sistema de información del laboratorio, el sistema de archivo y comunicación de imágenes, el sistema de citas / facturación del hospital, etc. Sus usuarios han estado trabajando con estos sistemas durante mucho tiempo y tienen que sentirse cómodos con el uso de Un nuevo sistema. Cuando se adopta una nueva EMR como Epic, la organización debe tomar las precauciones adecuadas para asegurarse de que todos los sistemas existentes interactúen con el nuevo cuerpo extraño sin complicaciones y sin complicaciones. Adoptar un sistema completamente nuevo y cambiar los sistemas existentes en uso sería contraproducente y costoso para la organización.
Validación: una vez que se completa la interfaz, todas y cada una de las funciones del nuevo sistema pasan por una serie de procesos de validación. Este proceso de validación se centra principalmente en verificar si los nuevos sistemas funcionan según sea necesario y desplegar resultados correctos. Este proceso lleva mucho tiempo y también involucra a mucho personal que trabaja en turnos continuos con los usuarios. Implica generar muchos datos ficticios para probar el sistema.
Implementación real: durante el proceso de implementación real, los volúmenes de datos que se han generado utilizando los sistemas existentes deben replicarse en otro centro de datos. Este proceso ayudará a los usuarios a no perder ningún dato que hayan ingresado utilizando sistemas anteriores. Se deben tomar precauciones para garantizar la transferencia ininterrumpida de datos hacia y desde los nuevos servidores a los usuarios. Este proceso nuevamente pasa por un proceso de validación.
Fase de entrenamiento:
Una vez que se implemente el nuevo sistema, habrá muchas características y procesos dentro del sistema con los que los usuarios deberán familiarizarse. Recuerde que los usuarios provienen de una variedad de antecedentes como edad, departamento, conocimiento de los sistemas informáticos, nivel de uso de la computadora, etc. El proceso de capacitación debe llevarse a cabo para cada usuario en los respectivos departamentos utilizando datos ficticios que sean apropiados para su práctica. Este proceso de capacitación es extremadamente crucial porque si los usuarios no se sienten cómodos al usar el sistema o no están al tanto de las características existentes dentro del sistema, conduciría a un mal uso del sistema y podría causar una mayor tasa de error que conduciría a una reducción en calidad de atención y mayor costo con baja productividad. Nuevamente, esta fase incurre en gastos y personal adicionales para capacitar a todos los usuarios (literalmente miles) dentro de la organización.
Fase de mantenimiento:
Finalmente, después de que se realiza la implementación y capacitación para los usuarios, se debe designar un equipo de mantenimiento dedicado para ayudar con cualquier problema o inquietud planteada por los usuarios durante el uso del sistema. Se ha demostrado que dentro del primer mes de cualquier implementación del sistema, los usuarios tienden a enfrentar problemas con el uso ya que hay un cambio en la forma en que se ingresan o visualizan los datos. Esto podría dificultar el trabajo del usuario y conducir a usuarios frustrados que pueden rebelarse contra el uso del sistema. Por lo tanto, un equipo de mantenimiento debe estar disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana para ayudar a los usuarios a obtener el beneficio óptimo del sistema.
Para resumirlo todo, ‘Costo’ y ‘Complejidad’ juegan un papel importante en todo el proceso.
El costo incluye software, hardware e interfaces. Las grandes grandes compañías de EMR, como Epic y Cerner, se han creado para admitir grandes centros médicos académicos, pueden tener características que los pequeños hospitales pueden no necesitar (por ejemplo, oncología, trasplante, UCIN de nivel 3). Han sido diseñados para admitir operaciones a gran escala y almacenamiento de datos, por lo que los requisitos técnicos para alojar son en su mayoría costosos. Las interfaces son más caras y, a veces, solo admiten otras aplicaciones de gama alta (caras).
Con complejidad, estos EMR de sistemas grandes requieren una gran cantidad de decisiones para configurar y requieren un mayor número de personal calificado para diseñar, configurar, escribir informes, etc., todo lo cual aumenta el costo. El proceso completo de estas cinco fases puede llevar de dos a tres años. Por lo tanto, estos son los problemas que deben tenerse en cuenta antes de la adaptación, lo que explica por qué los hospitales y clínicas más pequeños no siempre pueden adoptar grandes sistemas de EMR como Epic.